Digitale facturatie iets voor u?

Digitale facturatie iets voor u?

Digitale Facturatie is een dienst van Enexis speciaal voor onze grootverbruikklanten. Uw e-mailadres wordt met deze dienst uw nieuwe brievenbus. Met 1 muisklik opent u al onze correspondentie. ​Naast facturen bieden wij namelijk ook uw andere documenten digitaal aan​.​​​​​

  • U bespaart tijd omdat uw postkamer/secretariaat geen post hoeft te verwerken.
  • U hoeft uw facturen niet meer te digitaliseren en kunt deze in veel gevallen direct archiveren.
  • Digitale documenten raken minder snel zoek en zijn snel als informatiedocument binnen uw organisatie uit te wisselen. U ontvangt een leesbaar PDF-document in eenzelfde lay-out zoals u nu van ons gewend bent.
  • Op basis van PDF-herkenning zijn er systemen die geautomatiseerd facturen verwerken in uw financieel pakket.
  • De UBL 2.0 (Universal Business Language) XML bijlage is een factuurstandaardformaat waarin factuurregels volgens een afgesproken standaard zijn opgeslagen. Veel software van financiële pakketten leest en verwerkt geautomatiseerd de UBL2.0 facturen. Dit betekent geen handmatige boeking meer wanneer u dit proces voor uw systeem eenmalig inregelt. De leverancier van uw financiële pakket of uw interne IT afdeling kunt u hiervoor raadplegen.
  • Incasso documenten (betalingsverzoeken, stornoberichten en betalingsoverzichten) worden digitaal (PDF) aangeboden.
  • In de toekomst bieden we meer documenten digitaal aan. U kunt hierbij denken aan (tarieven)mailingen, contracten enz.
  • U hoeft niet in te loggen op een portal om onze facturen te kunnen raadplegen.
  • Uit een analyse van TNO blijkt het gebruik van digitale facturen milieuvriendelijker is dan het gebruik van papieren facturen; bij het vervaardigen van een papieren factuur wordt bijna 2 keer zoveel energie verbruikt en de CO2 emissie is 1,5 keer zo groot.
  • Meer algemene informatie over E-facturering vindt u op de site www.keurmerkefactureren.nl van de stichting Waarborg E facturering.

 

  1. Controleer of uw factuur een factuur is voor een grootzakelijke aansluiting. Dit kunt u controleren aan de hand van het e-mailadres rechtsboven op de factuur: klantenservice.zakelijk@enexis.nl.
  2. Noteer het klantnummer dat op de factuur vermeld is. Als u meerdere grootverbruikaansluitingen hebt, controleer dan of het gaat om 1 of meerdere klantnummers.
  3. Neem onderstaande productinformatie door zodat u weet wat u van ons kan verwachten.
  4. Ga naar het aanvraagformulier Digitale Factuur en vul de gevraagde gegevens in.
  5. Als u administratie voert voor meerdere bedrijven vragen wij u per bedrijf (rechtspersoon / KvK nummer) het aanvraagformulier in te vullen. Uw aanvraag voor digitale facturatie kunt u wel meerdere klantnummers meegeven die wij voor uw bedrijf in ons systeem hebben vastliggen.
  6. U ontvangt van ons een bevestigingsmail met de door u ingevulde informatie. Wij verwerken uw gegevens in onze administratie. In de toekomst ontvangt u facturen en betalingsverzoeken digitaal op de door u opgegeven e-mailadres(sen).

  • Facturen ontvangt u als PDF–document in een e-mail op het door u vermelde e-mailadres voor facturen.
  • Indien u hebt gekozen voor het outputformaat “PDF + UBL 2.0 (XML)”, ontvangt u naast het PDF-document extra een UBL 2.0 bijlage. Deze bevat conform de standaard voor UBL berichten dezelfde factuurregels waarmee de (PDF)factuur is opgebouwd.
  • Incassodocumenten (betalingsverzoeken, laatste betalingsverzoeken, betalingsoverzichten en stornoberichten) ontvangt u als PDF-documenten in een e-mail op het door u vermelde e-mailadres voor herinneringen/aanmaningen.
  • Voor overige digitale correspondentie met uw organisatie gebruiken wij het door u vermelde algemene e-mailadres.
  • Voor digitaal verzonden documenten bieden wij geen papieren exemplaar meer aan.
  • Wij activeren Digitale Document Dienstverlening voor alle aansluitingen die in onze administratie zijn vastgelegd onder de door u aangegeven klantnummer(s).
  • Enexis aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verdere verwerking van onze digitale bijlagen in uw financieel systeem.

​​U vraagt digitale facturatie aan via het aanvraagformulier​.

  • De door u aangeleverde e-mailadressen onder uw verantwoordelijkheid te beheren en te onderhouden.
  • Wijzigingen van uw e-mailadressen tijdig aan ons kenbaar te maken via mail.
  • Voor papieren documenten (factuur/ betalingsverzoek) die u nog ontvangt, verzoeken wij u vriendelijk deze op een voor u gebruikelijke wijze te verwerken. Wanneer u een maand later nog steeds een papieren factuur van ons krijgt, neem dan contact met ons op.